e-Rechnung Tools


Portinvoice - e-Rechnung validieren und lesen



Portinvoice: e-Rechnung validieren
Link zum Portinvoice Portal   

Ab dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Es gibt keine Übergangsregelung. Das Portal Portinvoice bietet ein kostenloses Tool zur Validierung und für eine Sichtversion der e-Rechnung an.

e-Rechnungen empfangen


Für den Empfang wird zunächst nur ein E-Mail-Account benötigt. In der Regel erhältst du die elektronische Rechnung als Anhang per Mail. Ob es sich bei der Anlage tatsächlich um eine gültige e-Rechnung handelt, kannst Du auf den ersten Blick nicht erkennen.

Vorsicht: Spammer und Betrüger versuchen auf diesem Weg an Deine Daten zu gelangen oder Viren auf Deinem System zu platzieren. Lade nur Dateien herunter, wenn Du eine e-Rechnung erwartest und überprüfe, ob der Absender tatsächlich Dein Lieferant oder Dienstleister ist!



e-Rechnung validieren


Eine e-Rechnung im ZUGFeRD-Format ist eine Hybriddatei: In einem PDF-Dokument ist eine xml-Datei als e-Rechnung eingebettet. Daher besteht die erste Aufgabe darin, die Datei zu validieren. Hier kommt das Portal Portinvoice mit einem kostenloses Tool ins Spiel, das Du nutzen kannst ohne Dich anzumelden. Du kannst bis zu 10 Rechnungen pro Tag validieren.

Das Portal hat das sehr einfach und intuitiv gelöst: Per Drag and Drop ziehst Du die Datei in das Dateifeld. Natürlich kannst Du die Datei auch aus Deinem Dateisystem hochladen.

Sofort startet die Validierung und in Sekundenbruchteilen ist die Validierung abgeschlossen. Drei Ergebnisse sind möglich:


Falscher Dateityp

1. Der Dateityp passt nicht. Nur PDF- oder xml-Dateien können analysiert werden. Die Meldung lautet dann: 'Sie können keine Dateien dieses Typs hochladen'.




Fehlerhaftes Format

2. Die Format-Validierung ist fehlgeschlagen. Du erhältst einen ausführlichen Fehlerbericht und die Meldung lautet zum Beispiel: 'Die E-Rechnung ist nicht valide, erfüllt die Anforderungen der EN16931 nicht und kann daher abgelehnt werden.'



Die Fehlerursache solltest Du mit dem Ersteller der e-Rechnung klären.


Validierung erfogreich

3. Die Format-Validierung war erfolgreich. Es wird Dir das Format und das Ergebnis angezeigt und die Meldung lautet dann: ‚Die E-Rechnung entspricht den Vorgaben der deutschen USt-Gesetzgebung und könnte somit angenommen werden.‘




e-Rechnung ansehen


Das eigentliche e-Rechnungformat ist als xml-Datei nicht wirklich übersichtlich lesbar. Da das ZUGFeRD Format als hybrides Format auch eine PDF-Datei ist, kannst Du diese dann auch mit einem PDF Reader ansehen. Über Portinvoice kannst Du Dir jedoch auch direkt das Ergebnis anschauen und die Sichtversion herunterladen und dann auch ausdrucken.



Die Sichtkopie zeigt dann die Rechnung in einem lesbaren Format.



Weitere kostenpflichtige Feature


Soweit zu den kostenlosen Features des Portals. Darüber hinaus bietet das Portal weitere Dienstleistungen rund um die e-Rechnung an. Im Wesentlichen sind dies:



  • Persönliche und sichere E-Mail-Adresse für die einfache Übermittlung von e-Rechnungen.
  • Ausführliches Validierungsprotokoll in PDF und XML
  • Werbefreie Visualisierung (Sichtkopie) jeder E-Rechnung
  • Validierungsjournal mit Ein- und Ausgangshistorie
  • Rechtssichere Archivierung aller Belege: Eingangsmail mit E-Rechnungs-Original, Validierungsprotokoll, Sichtkopie, Ausgangsmail mit Validierungsergebnis


Das Portal bietet für kleine Unternehmen einen sehr guten, kostenlosen und intuitiv zu bedienenden Service zur Validierung von E-Rechnungen.

Auch die Visualisierung über die Sichtkopie ist gelungen. Daher vergebe ich 5 Sterne!