e-Rechnung - Welche Formen gibt es?



e-Rechnung Formate

Bevor wir uns bisherige und aktuelle Formen und Formate anschauen, habe ich noch ein Wort zum Hintergrund. Digitalisierung ist ja die große Aufgabe in fast allen Bereichen der Gesellschaft und auch im Bereich des Rechnungswesens und der Buchhaltung gibt es schon lange digitalisierte Lösungen. Die ‚Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form‘ (GOBD) sind ein Beispiel für diese Entwicklung.

Der aktuelle Übergang zur e-Rechnungspflicht hat aber, neben der Effizienzsteigerung durch Digitalisierung, einen sehr konkreten Hintergrund. Eingeleitet vor einigen Jahren durch eine EU-Richtlinie (Richtlinie 2014/55/EU) sollen zukünftig Kontrollmöglichkeiten gegen Umsatz- bzw. Vorsteuerbetrug geschaffen werden. Deshalb wurden spezielle Formate entwickelt, die diese Kontrollen ermöglichen sollen. Die verpflichtende e-Rechnung im B2B Bereich ist ein weiterer Schritt in diese Richtung.


PDF-Rechnung

Die PDF-Rechnung war der Vorläufer zur e-Rechnung. Durch die Umwandlung der Rechnung in ein bildhaftes, elektronisches Format, konnte die Rechnung digital dargestellt und versendet werden. In der Anfangsphase war eine qualifizierte Signatur für die Anerkennung notwendig, seit 2011 jedoch genügte eine einfache PDF-Rechnung.

Die PDF-Rechnung ist keine e-Rechnung (mehr) im Sinne der e-Rechnungspflicht. Sie ist zwar auch digital und kann per E-Mail verschickt werden, hat aber keine strukturierten Daten hinterlegt. Und deshalb kann sie nicht automatisiert ausgewertet werden. Die PDF-Rechnung kann über OCR zwar auch in gewisser Weise ausgewertet werden, aber die EU hat inzwischen für die e-Rechnung das Format EN 16931, das nun maßglich ist.

In der Übergangsphase und auch zukünftig für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie für private Kunden (B2C) kann die PDF-Rechnung weiterhin genutzt werden.


XRechnung

Die XRechnung spielt eine Rolle für öffentliche Auftraggeber, die gesetzlich verpflichtet sind die Rechnungen als e-Rechnung im xml-Format zu erhalten. Neben den EN 16931-Regeln gibt es noch spezielle XRechnungs-Regeln, die beachtet werden müssen. Ein wichtiges Element ist die Leitweg-ID des Auftraggebers, die auch hinterlegt sein muss.



Wenn Du solche Auftraggeber hast, kennst Du das wahrscheinlich schon, da sie auf diese Art der Rechnungsstellung bestehen. Mit den meisten Softwareprogrammen kann man diese Art der Rechnung auch bequem erstellen.

Der Nachteil an der XRechnung ist, das sie Rechnungen im xml-Format sind und nicht so einfach ist sie anzusehen und zu lesen. Es gibt spezielleTools, die die XRechnung validieren und auch eine Sichtversion erstellen können.


ZUGFeRD

Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat dieses Format entwickelt. Es ist ein hybrides Format: Eine PDF-Datei mit einer eingebetten xml-Datei. Der Vorteil des Formats ist, dass die Rechnung sowohl lesbar als auch durch die strukturierten Daten der eingebetteten xml-Datei automatisiert verarbeitet werden kann.

Ein Nachteil ist, dass man der Datei nicht ansieht, dass es auch eine e-Rechnung ist. Im acrobat reader kannst Du anschauen, welche Datei in die PDF Datei eingebettet ist. In diesem Fall die factur-x.xml:



Diesen Nachteil können evtl. sich auch Spammer und Betrüger zu Nutze machen:

Vorsicht: Spammer und Betrüger versuchen auf diesem Weg an Deine Daten zu gelangen oder Viren auf Deinem System zu platzieren. Lade nur Dateien herunter, wenn Du eine e-Rechnung erwartest und überprüfe, ob der Absender tatsächlich Dein Lieferant oder Dienstleister ist!



Die aktuelle ZUGFeRD-Version ist die Version 2.2. Frühere Versionen waren noch nicht zum Format EN 16931 kompatibel. In mancher Software wird auch noch die alte Version angeboten und gepflegt, um frühere e-Rechnungen noch anzeigen zu können.


Fazit

Die Digitalisierung des Rechnungswesens hat zu verschiedenen Formen der e-Rechnung geführt, die vor allem durch die EU-Richtlinie 2014/55/EU vorangetrieben werden. Ziel dieser Entwicklung ist es, die Effizienz zu steigern und Betrug im Umsatz- und Vorsteuerbereich zu bekämpfen.

Die PDF-Rechnung, obwohl digital, erfüllt nicht die Anforderungen an eine e-Rechnung, da sie keine strukturierten Daten enthält. Im Gegensatz dazu ist die XRechnung für öffentliche Auftraggeber gedacht und muss im xml-Format erstellt werden, während ZUGFeRD ein hybrides Format ist, das sowohl lesbare als auch automatisiert verarbeitbare Elemente vereint. Trotz ihrer Vorteile birgt ZUGFeRD auch Risiken, da die e-Rechnung nicht auf den ersten Blick erkennbar ist.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die e-Rechnungspflicht Unternehmen vor neue Herausforderungen stellt, gleichzeitig jedoch, insbesondere für größere Unternehmen, auch Chancen zur Effizienzsteigerung und Verbesserung der Kontrolle über Rechnungsprozesse bietet. Auch für die meisten Kleinunternehmer, nebenberuflich Selbstständigen und Freiberufler kommt, zumindest nach der Übergangszeit wahrscheinlich der Zeitpunkt, sich von den Word- oder Excel-Rechnungen zu verabschieden.