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DATEV E-Rechnungsplattform

Auch die DATEV, eine Genossenschaft der steuerberatenden Berufe, hat passend zur gesetzlichen Neuregelung ein Portal eingerichtet: Die 'DATEV E-Rechnungsplattform'. Auch diese Plattform haben wir uns angesehen.

Das Positive vorweg: Die Plattform ist modern und übersichtlich, die Basisfunktionen sind kostenlos und die erste kostenpflichtige Funktion, das Erstellen und Versenden von E-Rechnungen, kostet nur 5 Euro für ein ganzes Jahr und wird erst ab dem 1.1.2025 kostenpflichtig.

Weitere Funktionen sind bisher (18.10.24) nur angekündigt. Zum Jahresende 2024 soll das Portal als E-Rechnungspostfach ausgebaut werden. Umfang und Kosten sind jedoch noch unklar.

Die für kleine Unternehmen ab 1.1.2025 wichtigen Funktionen zur Validierung und ggf. Anzeige der E-Rechnung sind noch nicht verfügbar.

Für welche Anwendungsfälle kann die E-Rechnungsplattform bereits heute genutzt werden? Da das Thema e-Rechnung immer mehr in den Fokus rückt, werden in Zukunft immer mehr Kunden eine e-Rechnung erwarten, auch wenn diese für kleine Unternehmen erst ab 1.1.2028 verpflichtend ist. Öffentliche Auftraggeber erwarten bereits heute eine e-Rechnung. Somit wird sich die Notwendigkeit der elektronischen Rechnungsstellung nach und nach durchsetzen.

Für Unternehmen, die nur gelegentlich elektronische Rechnungen erstellen müssen, ist die DATEV-Plattform eine geeignete Lösung. Deshalb haben wir sie uns näher angeschaut.

Die Registrierung

Die Registrierung auf dem Portal entspricht der üblichen Vorgehensweise. Nach der Eingabe der wichtigsten Unternehmensdaten wird der erstellte DATEV-Account per E-Mail verifiziert und die Freischaltung bestätigt.

Über diesen Account ist dann die Anmeldung an der E-Rechnungsplattform möglich. Die sonst bei der DATEV üblichen technischen Lösungen SmartCard oder SmartLogin werden in diesem Fall nicht benötigt.

Einstellungen für die e-Rechnung

Zunächst sollten Sie unter ‚Einstellungen‘ weitere Grunddaten für die Rechnungen eingeben. Diese werden dann bei der Rechnungserstellung automatisch in die entsprechenden Felder eingetragen.

Eine e-Rechnung schreiben

Auch das Erstellen einer e-Rechnung folgt dem üblichen Ablauf einer Rechnungssoftware. In sechs Schritten wirst Du durch den Prozess geführt.

Schritt 1: Rechnungsdaten

Im ersten Schritt gibst Du die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und ggf. das Lieferdatum ein. Mit Ausnahme des Datumsformats werden in diesem Schritt keine Plausibilitätsprüfungen durchgeführt.

Schritt 2: Käufer/ Kunde

Im zweiten Schritt wird der Käufer/Kunde eingegeben. Die E-Mail-Adresse muss das richtige Format haben. Das Feld Leitweg-ID ist für öffentliche Auftraggeber wichtig. Die Daten erhält man von seinem Kunden.



Hier wird das Format der e-Rechnung festgelegt. Wenn Du eine Leitweg-ID eingibst, wird eine XRechnung im reinen xml-Format erstellt. Wenn Du das Feld leer lässt, wird eine Rechnung im ZUGFeRD-Format erstellt. (Siehe auchFormate).

Leider wird dieser Zusammenhang in der Hilfe nicht erklärt und auch der KI-Bot kann mit dieser Frage (noch) nicht viel anfangen. Für Nutzer des DATEV-Kontos ohne SmartCard oder SmartLogin gibt es keine Supportmöglichkeit.

Schritt 3: Rechnungsadresse

Der nächste Schritt Rechnungsadresse ist selbsterklärend.

Schritt 4: Positionen

Im 4. Schritt werden die Rechnungspositionen erfasst.



Die bisher eingegebenen Kunden-, Adress- und Positionsdaten werden nicht für weitere Rechnungen gespeichert.

Schritt 5: Zahlungsbedingungen

Die Zahlungsbedingungen sind wiederum selbsterklärend. Es können verschiedene Skontosätze in der Rechnung angegeben werden.

Schritt 6: Zahlungsart

Bei der Zahlungsart kann zwischen SEPA-Überweisung und SEPA-Lastschrift gewählt werden. Bei der Überweisung sind die Daten bereits über die Einstellungen hinterlegt.

Rechnung prüfen und versenden

Jetzt prüft die Software noch einmal, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt sind und du kannst die Rechnung über die E-Rechnungsplattform versenden.

Postausgang

Im Postausgang werden alle versendeten Rechnungen angezeigt.



Über die drei Punkte hast Du vier Möglichkeiten: Duplizieren, Herunterladen und dann ggf. Drucken, Beleghistorie ansehen und Löschen.



Da Kunden-, Adress- und Positionsdaten nicht zentral gespeichert werden, kann man sich die Arbeit erleichtern, indem man eine ähnliche Rechnung ‚dupliziert‘.

Zukünftige Funktionen

Ab November 2024 soll das E-Rechnungspostfach mit folgenden Funktionen zur Verfügung stehen.

• Empfang und Versand von E-Rechnungen
• Sicherer Übermittlungsweg mit integrierter Virenprüfung
• Validierung
• Vernetzung des Postfachs mit Kunden, Lieferanten und Partnern

Im Jahr 2024 noch kostenlos, ab 1.1.2025 wird das Postfach kostenpflichtig. Ein Preis wurde noch nicht bekannt gegeben.